Zur Anmeldung zu Veranstaltungen nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Microsoft Forms, Microsoft SharePoint und Microsoft Power Automate. Microsoft 365 ist eine Produktivitäts‑, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne User, Teams, Communities und Netzwerke.
Bei der Nutzung der Microsoft 365 Anwendungen werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie durch die Eingabe in unsere Anmeldeformulare Anwendungen von Microsoft nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung einzusehen.
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Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365
Ihre IP-Adresse, mit der der Zugriff auf die Anwendungen von Microsoft 365 erfolgt, wird automatisch verarbeitet, sobald Sie die Microsoft 365 Anwendung (insbesondere Microsoft Forms) verwenden.
Weiterhin werden die folgenden Daten verarbeitet:
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- Der Name der Person, die zu einer Veranstaltung anmeldet
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- Aktuelle Berufliche Tätigkeit der angemeldeten Person
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Weitergabe und Übertragung von Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist. Dies kann u.a. der Fall sein, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Nutzers oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.
Die Daten, die bei der Registrierung von Ihnen angegeben werden, werden innerhalb unserer Organisation für interne Verwaltungszwecke einschließlich der gemeinsamen Kundenbetreuung im Rahmen des Erforderlichen weitergeben. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten für administrative Zwecke innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.
Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der Microsoft 365 Anwendungen oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen.
Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und die Finanzbehörden.
Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. nationalen rechtlichen Vorgaben zur Weitergabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden unterliegen, oder (2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten bei Vorliegen von Anhaltspunkten für missbräuchliches Verhalten oder zur Durchsetzung unserer Rechtsansprüche an die genannten Dritten weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.
Wir sind bei der Nutzung der Microsoft 365 Anwendungen auf Microsoft angewiesen. Microsoft ist ein sog. Auftragsverarbeiter unterliegt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der von uns eingesetzten Microsoft 365 Anwendungen unseren Weisungen als verantwortlichen Stelle im Sinne der DSGVO.
Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir unsere Fremdunternehmen und externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 Abs. 1 DSGVO als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt, regelmäßig überprüft und vertraglich verpflichtet haben, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen zu verarbeiten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.